Chefsassistent till Perstorp i Malmö

Ta chansen att arbeta i en koordinerande och administrativ roll som Assistent till två chefer i Perstorps ledningsgrupp!

Vill du arbeta med administration och koordinering på ett globalt, välkänt företag i Malmö? Nu söker vi en assistent som får möjlighet att assistera två chefer på huvudkontoret. Här får du chansen att få in en fot i ett internationellt företag och samarbeta med nyckelpersoner i verksamheten där din insats gör skillnad.

Varmt välkommen med din ansökan!

VAD KAN VI ERBJUDA DIG?

Som Assistent på Perstorp erbjuder vi dig:

• Möjligheten att arbeta på huvudkontoret i ett internationellt bolag. 
• Att ha din arbetsplats i Perstorps moderna och fräscha lokaler i gamla Posthuset i Malmö, precis bredvid Centralen.
• Chansen att underlätta arbetsdagen för personer i ledningen och vara betydelsefull för organisationen. 
• Att bli del av ett serviceinriktat team som hjälper dig lyckas i din roll samt guidar dig i företagets interna nätverk. 
• Varierande arbetsuppgifter där den ena dagen inte är den andra lik. 
• Möjlighet att påverka din roll i samråd med de chefer du kommer att assistera.

DINA FRAMTIDA ARBETSUPPGIFTER

Ditt ansvar som Assistent kommer att vara att supportera två chefer i ledningsgruppen med administrativa uppgifter. Ditt mål är att deras arbetsdagar ska flyta på så problemfritt som möjligt, så att de kan minska sin tid av administrativt arbete och hålla fokus på sina ansvarsområden.

Detta kommer bland annat innebära:

• Boka internationella och nationella resor med stöd av resebyrå. 
• Koordinera och boka in möten med interna och externa personer.
• Ansvara för att uppdatera och strukturera chefernas kalendrar i Outlook. 
• Vid tillfällen medverka på möten, föra anteckningar samt skicka sammanställningar till berörda parter. 
• Hantera fakturor och inköpsorder i systemet SAP. 
• Hantera reseräkningar och tidrapporter. 
• Korrekturläsa presentationsmaterial i bland annat PowerPoint. 
• Ta emot besökare i receptionen samt ta emot samtal som blivit kopplade via växeln.
• Lösa uppstående problem ad-hoc. 

ROLLEN INNEBÄR OCKSÅ

Detta är ett konsultuppdrag som förväntas starta så snart som möjligt och pågå i 6 månader. Du kommer att bli anställd av oss på TNG och arbeta ute på plats på Perstorp i Malmö.

Du kommer att rapportera till dina chefer samt ha en teamansvarig som stöttar dig i ditt arbete. Du kommer att tillhöra ett team på åtta assistenter som tillsammans hjälper och inspirerar varandra. Båda cheferna är engelsktalande och all kommunikation med dem kommer därför ske på engelska. 

Du kommer i huvudsak att arbeta kontorstider, men kan förväntas vara behjälplig om problem uppstår utanför arbetstid. Internationella resor kan förekomma i tjänsten.

VEM ÄR DU?

Då du kommer att arbeta självständigt med eget ansvar för att planera och koordinera andras scheman krävs det att du kan arbeta på ett strukturerat och noggrant sätt. Då cheferna till största delen av tiden inte kommer att vara på plats på kontoret ställer detta krav på att du är ansvarstagande och uppskattar att ta egna initiativ. Det är även viktigt att du som person är hjälpsam och tycker om att vara till nytta för andra.  

För att trivas och prestera i denna tjänst:

• Behöver du ha erfarenhet av att arbeta med administrativa uppgifter. 
• Behöver du ha erfarenhet av att arbeta med Office-paketet, särskilt Word och Powerpoint, samt Outlooks kalender.
• Behöver du kunna kommunicera på svenska och engelska i skrift och tal då detta är ett krav för tjänsten.
• Är det meriterande om du har arbetat med resebokningar.
• Är det meriterande om du tidigare använt SAP i arbetet.