Lästid: 3 minuter
Ekonomichefen: 7 saker jag önskar jag vetat innan systembytet
”Att ta in en senior konsult var helt rätt prioritering”
Tålamod. Is i magen. Kämpaglöd. Frustration. Och en och annan tår. Ja, alla som varit med om ett byte av ekonomisystem kan säkert skriva under på flera av dessa punkter. För det handlar i många fall om en komplex process, ett gediget förarbete och många undersystem som ska synka. Carina Olsson – ekonomichef för Key People Group – delar med sig av viktiga lärdomar och insikter från det nyligen genomförda utvecklingsprojektet.
Ett år har gått sedan Carina tryckte på lanseringsknappen och gick live med koncernens nya ekonomisystem.
Men vad hon då inte anade var att resan långt ifrån var över.
Att ta fram ett gemensamt ekonomisystem för en koncern med totalt 11 bolag, där bland annat TNG ingår, visade sig nämligen vara ett minst sagt tålamodskrävande projekt.
Systembyte på koncernnivå
Inledningsvis låg den stora utmaningen i att hitta ett modernt ekonomisystem som kunde tillgodose samtliga bolagens behov – nu och i framtiden. I en snabbföränderlig, digitaliserad värld. Med stort fokus på säkerhet såväl som funktionalitet och effektivitet kring analys, budget och uppföljning.
Visserligen använde de olika bolagen samma ekonomisystem. Men under årets lopp hade de i sin tur utvecklat egna processer och försystem i det vardagliga arbetet. Därmed var det flera olika affärssystem och dataflöden som behövde implementeras under en och samma flagg.
En viktig del handlade om koncernredovisningen. Att genom det nya systemet snabbt kunna få en helhetsbild över alla bolagen – i realtid. Något som blir extra viktigt i tider när det råder stor osäkerhet i omvärlden.
– Vi ville helt enkelt förädla processen, förenkla och göra det lättare att frångå Excel och manuell handpåläggning i större utsträckning. Mycket utifrån ett säkerhetsperspektiv för att minimera risken att något ska bli fel på vägen, berättar Carina.
Senior konsult vågade utmana och ifrågasätta
För att få stöd i projektet valde Carina att redan från start att anlita en senior interimskonsult med lång erfarenhet inom revision, ekonomi och liknande systembyte. En person som med säker hand kunde axla rollen som projektledare, hålla i taktpinnen och stötta, bidra med kunskap och agera bollplank.
En tydlig framgångsfaktor med facit i hand.
Det var helt rätt prioritet att ta in en erfaren konsult. Han vågade verkligen utmana och ifrågasätta. Det blir så mycket lättare att ha med sig en person med bred erfarenhet i ryggen i ett sådant här omfattande projekt.
Carina Olsson, ekonomichef Key People Group
Genom att ta in en extern projektledare fick styrgruppen vägledning redan från offereringsstadiet och i dialogen med olika leverantörer och vidare genom alla implementeringssteg fram till lanseringen.
Projektledaren hade till exempel färdiga mallar för processkartläggningen, kunde se och ge input kring för- och nackdelar med olika presenterade system och hade även checklistor för varje fas i projektet.
– Det var oerhört värdefullt och en stor trygghet att få hjälp från en person som varit med i liknande processer och som kunde ge oss tydliga mallar och checklistor att följa, menar Carina.
Behöver du anlita en senior interimskonsult? Hör av dig idag!
Intensiv period efter lanseringen
I början av oktober 2022 var det sedan dags att gå live. Och Carinas magkänsla var bra. Men.
– Man tror att man är förberedd men det är man ju aldrig, säger Carina leende.
Hon syftar på månaderna som följde efter lanseringen. En väldigt intensiv period för teamet, där de fick lägga mycket tid på att bygga och skräddarsy funktioner kring rapportering för respektive bolag. Samtidigt som personal och chefer skulle få utbildning i det nya systemet och det vardagliga arbetet skulle fortgå.
Tålamod, tålamod och mera tålamod krävdes och det var en påfrestande period innan allt började landa.
– Ja, allt nödvändigt efterarbete tar så mycket längre tid än vad man tror och kunde föreställa sig. Arbetet med att bygga rapporteringsstrukturen var exempelvis något som vi inte hade avsatt tillräckligt med tid för i projektet. Just den delen är absolut något man bör ha med i beräkningen om man står inför ett systembyte. Det är en viktig lärdom för mig så här i efterhand. Har man då också möjlighet att ta in extra konsultkunskap är det verkligen till stor hjälp, säger Carina.
Carina listar! 7 viktiga lärdomar kring systembyte
1. Utmana leverantören
Våga ställa frågor och ifrågasätta leverantörens förslag. Särskilda behov för just din bransch kan till exempel kräva anpassade lösningar snarare än standardalternativ vid ett systembyte. Ha en tydlig kravspecifikation och försäkra dig om att leverantören förstår era arbetsprocesser och behov.
2. Prioritera kravspecifikationen
Avsätt tid åt en omfattande processkartläggning. Identifiera nuvarande systembrister och involvera dem som kommer att använda det nya systemet mest. För att förstå deras dagliga rutiner och behov.
3. Ta in konsultkunskap
Om möjlighet finns. Att anlita konsulter vid olika skeden under process och digitalisering kan vara mycket värdefullt. De kan erbjuda allt från stöd och vägledning i projektledning till dokumentation av olika slag och dagliga uppgifter under projektets gång.
4. Våga skjuta fram lanseringsdatumet
Vi valde att gå live i oktober förra året men i efterhand kan jag fundera över om det verkligen var rätt beslut. Och om det hade varit lättare om vi gett oss själva en månad till. Väl värt att hursom ta sig en funderare och eventuellt våga dra i handbromsen om allt inte riktigt känns klart.
5. Utbilda internt
Vi valde att hantera den interna utbildningen av personalen och cheferna på egen hand, vilket gjorde att vi kunde adressera frågor och utmaningar direkt och själva lära oss mer under tiden. Dock insåg vi att bättre förberedelse, som att skapa manualer och utbildningsmaterial i förväg, skulle ha varit fördelaktigt.
6. Var en lyhörd ledare
Ett systembyte tar både kraft och energi från medarbetarna. Som ledare behöver man därför vara närvarande och stöttande. Det är också ett ansvarstagande och man måste känna sin personal väl. Att vissa gillar när det blir stressigt och stormigt medan andra inte gör det. Det gäller helt enkelt att vara lyhörd som chef. Det kanske inte var något man tänkte så mycket på innan projektet, men det blev så tydligt hur viktigt ledarskapet var när vi väl var inne i det.
7. Samla teamet och byt erfarenheter kontinuerligt
Under den första tiden efter lanseringen beordrades hela teamet att vara på plats på kontoret varje dag. ”Vi tog ett krafttag tillsammans och hjälpte varandra, vilket var väldigt bra”. Teamet har också regelbundet samlats till interna workshops under flera halv- och heldagar det senaste året. För att dela med sig av sina utmaningar och lära av varandra. Träffarna har också använts till reflektion och lyfta vad vi lyckats med. Inte minst för att stärka varandra.
Står din organisation också inför ett utvecklingsprojekt?
Då kan en erfarenhet interimschef eller konsult inom ekonomi ofta vara en smart och kostnadseffektiv lösning. TNG Interim erbjuder kvalificerade interimskonsulter i hela Sverige och inom alla tjänstemannaområden. Tack vare vårt inkluderande nätverk och datadrivna, samt fördomsfria metod kan vi dessutom erbjuda ett intressantare och mer diversifierat urval av konsulter än många andra aktörer på marknaden. Resultat blir en konsult som snabbt kommer i gång och bidrar till affärsmålen.
