Säg hej till nya tidens administratör

Administratörsrollen är under ständig förändring – är du beredd?

Sekreterare igår, receptionist idag och Director of First Impression imorgon.
Ja, under de senaste decennierna har det skett en enorm utveckling av roller inom Administration och Office Management. Och efterfrågan är hög. Så hur kan du som arbetsgivare tänka för att lyckas anställa rätt medarbetare inom administration, idag och imorgon? TNG guidar!

I takt med de ständigt pågående tekniska och kulturella förändringar på världens arbetsplatser har många länge förutspått en avmattning kring efterfrågan på administratör- och supporttjänster. Men hittills finns inga större tecken på det. En trendrapport från SEEK, Australiens största jobbsajt, visar till exempel en ökning på över 23 procent inom administrationsrelaterade jobb i landet de senaste åren. Efterfrågan är som störst inom teknik, konstruktion gruvdrift och hälsorelaterade industrier. Branscher med hög tillväxt.

Administratör med nya arbetsuppgifter

SEEK:s rapport lyfter dock forskning som tyder på att administrationsbranschen kommer vara fortsatt sårbar för automatisering under de kommande 10-15 åren. Ett faktum som kommer påverka branschen på olika sätt. Men inte enbart negativt, menar Cara McLennan, Business Support Manager på rekryteringsbyrån Hudson.

För även om ny teknik tar över allt fler klassiska arbetsuppgifter inom admin, adderas samtidigt andra. Inga system eller automatiseringar sköter sig helt själva och det finns fortfarande ett stort behov av kompetent personal. Catherine Kennedy, chef på rekryteringsbolaget people2people, uttalar sig också i rapporten. Hon lyfter bland annat den klassiska kontorschefsrollen som ett exempel:

– Kontorschefsrollen har blivit mer kommersiell än den en gång var. Kandidater förväntas ha ekonomiska och tekniska färdigheter i kombination med traditionella administrativa kompetenser.
Catherine Kennedy, chef på rekryteringsbolaget people2people

Receptionistrollen utvecklas ständigt

När många företag fokuserar på att förbättra kundupplevelsen blir även receptionistroller fortsatt efterfrågade, enligt Kennedy.

Samma spaning gör amerikanska The Receptionist som i sin blogg lyfter trenden att nutidens receptionistroll går mot att bli en ”Director of First Impression”. En person med utökade befogenheter som inte enbart svarar i telefon och tar emot nya besökare utan som tar ett helhetsgrepp för bästa tänkbara kundupplevelse. I bloggen talar man om att receptionisten går från en passiv till en aktiv roll. Där arbetsuppgifterna kan handla om allt från att skapa en välkomnande miljö för externa besökare till att projektleda införandet av en modern checkin-desk.

Med en ny ”finare” titel ger man administratörsrollen en större betydelse och ger mandat till att ta beslut i större frågor.
The Receptionist

Andra populära titlar för liknande roller är administrativ stabchef, verkställande administratör och administrationschef. Genom att stärka rollen får företag även större möjligheter att attrahera personer med rätt erfarenheter och färdigheter.

Employer Branding avgörande framåt

Precis som i många andra branscher talas det även här om vikten av ett starkt Employer Brand för att locka rätt kompetenser till de allt mer krävande adminrollerna. Något som vi på TNG bland annat lyfter i vår senaste trendspaning inom Employer Branding.

Catherine Kennedy tror att arbetsgivare snart kan möta hård konkurrens om de bästa kandidaterna. Inte minst när AI kommer spela en större roll inom kontorsadministration och därmed skapa möjligheter för tekniska talanger. Hennes bästa tips till arbetsgivare är att satsa på sitt medarbetarvarumärke. Allt för att potentiella medarbetare kan hitta relevant information inför en intervju. Det handlar lika mycket om att erbjuda bra arbetsvillkor såsom exempelvis remote- och hybridarbete som att stå för en positiv, flexibel arbetsplatskultur. Inte minst för att attrahera yngre talanger.

Cara McLennan tillägger också att arbetsgivare som kan erbjuda flexibla arbetstider, löpande feedback och öppen kommunikation har större chans att attrahera och behålla en toppresterande administratör. Hon menar att framför allt Millennials som söker jobb inom administration och kontorsstöd ofta också söker ett högre syfte på jobbet. Att de vill ge tillbaka och på något sätt bidra till samhället.

Karriärutveckling är en annan viktig drivkraft. Där bör arbetsgivare erbjuda tydliga utvecklingsplaner och chans att avancera.

– När behovet av digital kompetens blir allt viktigare, vill kandidater veta att deras arbetsgivare kommer att fortsätta satsa på kompetensutveckling. Så att de förblir relevanta på arbetsmarknaden, säger hon.

Är du i behov av rekrytering eller bemanning inom administration? Tveka inte att höra av dig till oss på TNG! Med vår fördomsfria rekryteringsmetodik hittar vi de kandidater som levererar bäst i din organisation, idag och i framtiden.