Lästid: 6 minuter

Yrkesguide: Så funkar det att jobba inom kundtjänst och kundservice

allt du behöver veta om jobb inom kundtjänst och kundservice

Att jobba på en kundtjänst – vad innebär det egentligen? Är det så socialt som alla säger? Är det ett tillfälligt jobb eller kan man stanna länge och göra karriär? Måste man jobba med försäljning och ta hand om missnöjda och arga kunder varje dag? Hur ser lönen ut och vad är det egentligen för skillnad på kundtjänst, kundservice och kundsupport? TNG djupdyker i frågorna och ger dig svaren du behöver för att veta om kundtjänstmedarbetare är ett jobb som du borde söka!

Visa mig alla lediga jobb inom kundtjänst just nu!

Vilka arbetsuppgifter har jag på en kundtjänst?

Som medarbetare på ett företags kundtjänstavdelning är du ansvarig för att finnas tillgänglig för företagets kunder. Du blir ofta den första kontakten och därmed en representant för varumärket.  Dina arbetsuppgifter handlar i huvudsak om att besvara kundens frågor, ge information om tjänster och produkter, ta emot beställningar, sköta reklamationer och ge teknisk support. Det brukar också ingå administration i form av ärendehantering och återkoppling till kollegor och kunder.

Det vanligaste är att kunderna tar kontakt via telefon, men även mail och chattar är vanliga kontaktvägar, precis som konton på sociala medier som Facebook och Twitter. Du arbetar på kontor, ofta vid ett skrivbord i ett större kontorslandskap tillsammans med dina kollegor. På vissa företag kan en kundtjänst också innebära att man bemöter kunder ansikte mot ansikte över en disk eller reception.

När du jobbar på kundtjänst lär du dig att sköta ärenden från start till mål. Det handlar om problemlösning. Ibland är det ett detektivarbete, ibland är det jättelätt och ofta får du på ett pedagogiskt sätt förklara och argumentera för den bästa lösningen åt kunden.

Många har bilden av att jobb på kundtjänst innebär att det bara handlar om att hantera arga kunder. Hur glada kunderna är och varför de tar kontakt beror ju på vilken typ av verksamhet företaget har och exakt vilken typ av ärenden just du ska ansvara för, men på de flesta kundtjänstavdelningar får du en blandning av personer som hör av sig. De flesta är glada över att få svar på sina frågor och tacksam över att du kan lösa deras problem.

Kundtjänst – ett yrke med många yrkestitlar

Jobbet kan också kallas för kundsupport, kundservice, ordermottagare, säljstöd, kundkommunikatör och orderadministratör. Sök även efter engelska titlar som customer support, customer service eller customer relations – då dessa blir allt vanligare även hos svenska arbetsgivare.

Vilken erfarenhet och kunskaper behöver jag?

Jobb inom kundservice och kundsupport kräver inte alltid erfarenhet. Eller en specifik utbildning. Däremot förväntar sig de flesta arbetsgivare att slutfört gymnasiet med slutbetyg. Har du läst en utbildning inom service, handel, administration eller turism brukar det ses som extra positivt.

Men överlag kommer du långt med ett bra servicetänk och bra kundbemötande. Tänk: trevlig! Har du arbetat med människor tidigare, kanske i butik, på restaurang, som barnvakt eller i samband med ett fritidsintresse så är det ofta en fördel.

För vissa jobb inom kundtjänst kan du behöva ha erfarenhet av företagets produkter eller tjänster, eller ha viss branschkunskap. Men det är också vanligt att man lär ut detta på en introduktionsutbildning och lägger större vikt vid de personliga egenskaperna under rekryteringen.

Datorkunskaper är dock alltid avgörande. Det kan handla om grundläggande kunskaper, från att vara snabb på tangenterna, klara av att arbeta med två skärmar och flera öppna program och fönster samtidigt. Eller att ha erfarenhet av ett visst system. Att vara snabblärd i nya datorprogram är en otrolig fördel för att lyckas på jobbet som kundtjänstmedarbetare.

Ska du arbeta med skriftlig kommunikation, till exempel med chatt, e-post och sociala medier, så är snabbhet vid datorn ett plus. Arbetar du mest med telefon handlar det istället om simultankapacitet, eftersom du ska klara av att prata med en kund i luren och samtidigt knappa på datorn.

Givetvis måste du kunna kommunicera med kunden på det språk som förväntas. Kan du andra språk än svenska och engelska är du extra eftertraktad. Gedigna kunskaper i nordiska språk är ofta meriterande, så är du finsktalande, dansktalande eller norsktalande ska du definitivt fundera på en karriär inom kundtjänst och kundsupport.

Vem passar på en kundtjänst?

Det roliga med kundtjänst är att det passar många olika personer i alla åldrar. Här är bara bra om du och dina kollegor inte har exakt samma bakgrund och erfarenheter, så ni kan spegla variationen av kunder. Ofta är det en fördel att ha bott i andra länder än Sverige, så du är van vid olika kulturer och talar fler språk än svenska, samt bättre kan sätta dig in i kundens utmaningar.

Oavsett vilken bakgrund du har så är det viktigt att du tycker om att arbeta med människor och är bra på att ge service! Tålamod är viktigt, liksom pedagogisk förmåga, så att man orkar förklara samma sak för många olika människor och ibland flera gånger för samma person. I gengäld får du ofta mycket positiv energi av glada och tacksamma kunder!

På en kundtjänst har du också ofta många kollegor och det är vanligt att man arbetar i team mot gemensamma mål kring kundnöjdhet, samtalsköer eller försäljning. Du bör trivas med att ha människor omkring dig och se samarbete som en väg till framgång.

Många har en föreställning om att det är stressigt att jobba på en kundtjänst och det beror ju så klart på vad just du stressas av. För att hjälpa så många kunder som möjligt är det viktigt att du är effektiv i samtalen. Du bör nog också triggas av att det är lite väntetid och att du får chans att prata med många människor på en arbetsdag, än att få panik på att någon får vänta fem minuter extra. När det ringer som mest brukar det bli lite surr och högre volym i kontorslandskapet. Det höjer energinivån, men den som ständigt vill ha det tyst och lugnt kanske inte passar i den här miljön.

Något som är viktigt är att du snabbt kan förstå kundens problem och hitta lösningar. Det gäller att ha huvudet på skaft och vara kvicktänkt med hög social kompetens. Integritet och diskretion är viktigt, då du hanterar personuppgifter och annan sekretessbelagd information om privatpersoner och företag. En kundtjänstmedarbetare behärskar att ta ansvar och att hantera uppgifter strukturerat.

Läs även: Därför testar vi dig när du söker jobb

Vilka utvecklingsmöjligheter finns det?

Kundtjänst, eller kundsupport, är ett roligt jobb eftersom det går att utvecklas på många olika sätt. Som helt ny på jobbet kan du börja med en enklare telefonslinga där samtalen är mer lika för att komma in i uppgifterna. Så småningom kan du också få ansvar för alla andra typer av kundrelationer. Ofta är man flera kundtjänstmedarbetare som arbetar på en kundtjänst, och behövs det också gruppchefer och mentorer. Det kan vara ett naturligt karriärsteg för dig som också tycker om att stötta dina kollegor.

Det är också vanligt att man som nyanställd börjar med service för privatpersoner där ärendena är mer personliga och när du fått mer erfarenhet får gå över till samtal med företagskunder, som vanligen ställer högre krav och ärendena är mer komplexa.

Det är också lätt att utvecklas genom att under sin karriär som kundtjänstmedarbetare jobba för olika företag som säljer olika typer av produkter och tjänster. Du får då kunskap om olika marknader, avtal, kundrelationer och branscher.

Måste jag jobba med försäljning?

Det korta svaret är nej. Men mycket handlar om hur du själv ser på försäljning.

På en kundtjänst är kundservice alltid det viktigaste. Du ska göra kunderna nöjda! Många företag erbjuder idag många olika typer av tjänster och produkter, ofta många fler än vad kunderna känner till. För de här företagen handlar god kundservice därför om att kunna föreslå olika produkter eller tjänster som kunden kanske inte själv känner till. Det blir en extra dimension av god service. Oftast sker det naturligt i slutet på ett samtal där kunden har ringt in. Beroende på hur intresserad kunden är, kan det då bli tal om försäljning – att du hjälper kunden att skaffa sig den nya tjänsten eller produkten.

På en del företag ska du som kundtjänstmedarbetare ta emot inkommande samtal från kunderna och vid vissa tillfällen även själv ringa upp utvalda kunder med erbjudanden. Det kallas ofta för utgående samtal och här är försäljningsmomentet tydligare. På vissa kundtjänstavdelningar finns det också försäljningsmål, ibland på gruppnivå och ibland individuella mål. Ibland kan du dessutom se resultatet av detta på din lön i form av provision (se mera under avsnittet om lön).

På andra företag mäter man inte försäljningsresultat alls, utan fokus ligger enbart på hur väl du lyckas hjälpa kunden.

Läs även: Skriv ett CV som ger dig jobb (och ladda ner gratis CV-mall)

Var hittar jag jobb inom kundtjänst?

Du har tur! Jobb inom kundtjänst och kundsupport finns det gott om. Många lediga jobb annonseras ut via kundtjänstföretag, men även större bolag har egna avdelningar för kundservice och dessa jobb tillsätts ofta av rekryteringsföretag eller bemanningsföretag..

Det är vanligt att det finns jobb både på heltid och deltid. Det är därför ett bra val som studentjobb, extrajobb eller för dig som har en annan huvudsaklig sysselsättning.

Är du intresserad av ett jobb inom kundservice, kundtjänst eller kundsupport? Skicka oss din spontanansökan eller sök ett av våra lediga kundtjänstjobb fördomsfritt utan personligt brev idag!