Lästid: 3 minuter

Systematiskt arbetsmiljöarbete – checklista för VD och HR

SAm… Vadå?! Har du koll på alla lagar och regler inom HR?

Har du som VD och chef koll på din organisations systematiska arbetsmiljöarbete (SAM)? Alla lagar och regelverk som ska vara på plats med minst en anställd? Med fem, tio eller 50 anställda? Om inte, så ska du nog kolla igenom den långa lista med regler och lagar som arbetsgivare och då kanske främst HR måste upprätta och följa.  

Enligt Almega arbetar vi under en livstid cirka 100 000 timmar. Det är nästan elva år i sträck i ett liv. Så det är inte konstigt att många organisationer, speciellt snabbväxande bolag, främst fokuserar på att bygga en bra företagskultur som attraherar rätt medarbetare, arbetar med ett inkluderande ledarskap, ett tydligt syfte och rätt värderingar. Och det här är viktigt, speciellt om man springer snabbt. Baksidan är att många inte hinner med, eller faktiskt inte känner till, det systematiska arbetsmiljöarbetet. Något som enligt lag ska finnas på plats redan vid en anställd.

– Min upplevelse är att snabbväxande bolag och mindre organisationer inte alltid har koll på vilka lagstadgade krav de måste uppfylla, baserat på arbetsgivarens storlek och antal anställa i organisationen.

Det säger Maria Nordenhem, HR-chef på TNG Group som fortsätter:  

– I tillväxtbolag är det vanligare att HR-funktionen fokuserar mer på rekrytering och employer branding aktiviteter för att hålla jämn fart med tillväxttakten. I mindre bolag, som helt saknar HR-funktion, ligger ansvaret troligtvis hos VD eller ekonomichefen. Men egentligen spelar det ingen roll vem som ansvarar – ett effektivt systematiskt arbetsmiljöarbete måste upp på agenda för att inte bryta mot lagen.

Arbetsmiljön regleras i arbetsmiljölagen

Arbetsmiljölagen reglerar hur en arbetsgivare ska arbeta med frågor kring arbetsmiljön. Arbetsgivaren är ytterst ansvarig för arbetsmiljön och ska även leda arbetet mot en bättre arbetsmiljö. En stor del av ansvaret hamnar på HR-avdelningen. Om den funktionen finns på bolaget.

– Som arbetsgivare är du skyldig att följa ett stort antal regelverk, och antalet skyldigheter ökar i takt med antalet anställda i verksamheten. Arbetet kräver att ledningen är engagerad och har kunskapen. Visst kan man tycka att det är lite fyrkantigt. Men i grunden handlar det om att skapa en bra arbetsmiljö som är säker, trygg och där alla medarbetare mår bra. Det är ibland lätt att glömma med alla regler och krav, konstaterar Maria.

Och det kan bli dyrt att strunta i arbetsmiljön. Enligt Arbetsmiljöverket kan arbetsgivare få sanktionsavgifter på upp mot 1 miljon kronor om de bryter mot arbetsmiljöregler. Till detta tillkommer tappat förtroende för ledning och varumärke vilket på sikt försvårar talangförsörjning och medarbetarnöjdhet. Något många organisationer inte har råd med under den pågående omställningen på arbetsmarknaden, och den rådande kompetensbristen.

Så vad är det som gäller? För bolag med 5 anställda mot 50? Ja listan är lång. Har ni allt på plats?

Verksamheter med minst en anställd

Nedan – enligt lag – måste verksamheten ha på plats. Allt ska vara tydligt dokumenterat.

• Riktlinjer och rutiner för hur trakasserier, sexuella trakasserier och diskriminering ska hanteras.
• Riktlinjer och rutiner för kränkande särbehandling.
• Riskbedömningar avseende arbetsmiljön (systematiskt arbetsmiljöarbete).
• Skriftliga instruktioner för riskfyllt arbete (arbetsmiljö).
• Handlingsplaner för hur arbetsmiljön kan förbättras.

Följande måste finnas på plats – men det finns inte någon skyldighet att dokumentera arbetet.

• Bedriva arbete för att öka jämställdhet samt motverka diskriminering.
• Säkerställa att brandskydd finns, samt genomföra brandövningar.
• Göra en lönekartläggning varje år.
• Upprätta rutiner för krisstöd och första hjälpen.
• Upprätta rutiner för att ta emot information om behov av arbetsanpassning.

Organisationer med minst fem anställda

• Verksamheten måste utse ett skyddsombud.

Verksamheter med minst 10 anställda måste ha:

• En arbetsmiljöpolicy.
• Rutiner för hur arbetsmiljöarbete ska skötas och vem som ska göra vad.
• En drogpolicy, dvs. rutiner och riktlinjer avseende droganvändning och andra former av missbruk.
• En delegering av uppgifter avseende arbetsmiljö.
• Dokumentation av lönekartläggningsarbetet.
• Uppföljning av arbetsmiljöarbetet och handlingsplaner m.m.
• Rutiner, riktlinjer och mål avseende rehabilitering, sjukdom och krisstöd.
• Riktlinjer och rutiner avseende krisstöd och första hjälpen.
• Rutiner för att ta emot information och hantera medarbetares behov av arbetsanpassning.

Organisationer med minst 50 anställda måste ha:

• Inrätta ett särskilt vilrum eller en tillfällig plats för vila.
• Tillsätta en arbetsmiljökommitté.
• Upprätta interna rapporteringskanaler samt förfaranden för rapportering och uppföljning av ärenden avseende visselblåsning.

Ta in extern kompetens när du behöver

Om arbetsgivare inte har kompetensen för att genomföra ett systematisk arbetsmiljöarbete kan det vara på plats att fundera på hur arbetet ska skötas då kraven på tillförlitliga undersökningar, åtgärder och riskbedömningar, måste ske – med eller utan inhouse kompetens.

– Finns inte kompetensen rekommenderar jag att ganska snart rekrytera, eller i de fall det inte är möjligt, att hyra in en interim HR-chef eller HR-specialist som kan dra igång arbetet och få allt på plats, säger Maria och avslutar: Det kan till exempel handla om att man anlitar en specialist under en tid på heltid, för att de sedan kan arbeta på halvtid med det löpande arbetet som krävs.

Källor: Almega, Arbetsmiljöverket, Dokumentera