Lästid: 9 minuter

HR-ordlista

Begreppen inom HR som du borde ha koll på 2023

HRM, CRM, ATS, EVP, CSR och Talent Acquisition. Listan på engelska begrepp kan göras lång och HR-branschen kan ibland upplevas som förkortningarnas paradis. Denna HR-ordlista hjälper dig att få koll på begrepp som ofta används i branschen. Kanske känner du igen några sedan tidigare?

Agil: Detta begrepp, som kommer från engelskans agile, betyder att något är anpassningsbart eller flexibelt. I allt större utsträckning pratar företag om ett agilt arbetssätt. Här kan du stöta på begreppet agil HR. Agil HR innebär bland annat att tillämpa ett flexibelt arbetssätt under rekryteringsprocessen. Ett företag som arbetar med agil rekrytering är Ada Digital, dotterbolag till TNG.

API: Innebörden av det långa ordet applikationsprogrammeringsgränssnitt, Application Program Interface, är den brygga som exempelvis finns mellan två olika system som möjliggör förflyttning av data på ett säkert sätt.

Average training hours per employee: Detta nyckeltal använder organisationer för att räkna ut hur många utbildningstimmar deras anställda genomsnittligt fått under en viss period.

ATS: Applicant Tracking System är ett mjukvaruprogram som HR använder för att digitalt optimera, prioritera och filtrera bland inkomna jobbansökningar och annonser. Enkelt förklarat är ATS ett rekryteringsverktyg.

Blindrekrytering: Detta samlingsbegrepp innefattar olika typer av urvalsmetoder som möjliggör en fördomsfri rekrytering där kompetens står i centrum. Vid tillämpning av blindrekrytering syns inte den arbetssökandes namn, ålder och bostadsort i början av rekryteringsprocessen.

CHRO: Chief Human Resources Officer (CHRO) är en högre uppsatt chef inom HR-branschen. En CHRO:s arbetsuppgifter innebär att se över organisationens HR-ledning samt befintliga policy- och verksamhetsdokument. I vissa sammanhang kan denna yrkestitel också benämnas som CPO, alltså Chief People Officer.

CMS: Står för Content Managment System och är i sin enkelhet ett publiceringsverktyg. Denna typ av webbaserat verktyg gör det möjligt att spara och strukturera information på en hemsida. Det går även att redigera det publicerade materialet i efterhand, om man så önskar.

Cost of Vacancy: Precis som begreppet avslöjar är det i sin enkelhet kostnaden för de vakanta posterna inom en organisation.

Cost per Hire: Cost per Hire är ett nyckeltal som HR-branschen använder. För att räkna ut den totala kostnaden per rekrytering, cost per hire, kan olika formler tillämpas. Ett exempel på en formel är följande: (Total kostnad för intern rekrytering + total kostnad för extern rekrytering) / (Totala antalet aktiva rekryteringar under en given period).

CRM: Förkortningen står för Costumer Relationship Management. CRM är ett digitalt system som organisationer använder för att spara information om deras kunder, affärer och kampanjer. Med detta system kan organisationen även följa kundkontakten. Enkelt förklarat möjliggör systemet god kundrelationshantering.

Crossboarding: När en medarbetare byter roll internt pratar man om Crossboarding. Crossboarding som process innebär att organisationen identifierar internt anställda som är lämpade för tjänsten. Medarbetaren blir därefter utbildad och anpassad i samband med byte av roll. Det finns flera fördelar med crossboarding. Ur ett organisatoriskt perspektiv är crossboarding mer kostnadseffektivt eftersom det inte är lika resurskrävande att lära upp en tidigare anställd. Ur ett medarbetarperspektiv kan crossboarding anses positivt eftersom engagemanget hos de anställda kan öka då de får möjlighet att testa nya tjänster och utvecklas.

CSR: Beroende på vem du pratar med finns det olika förklaringar vad CSR, Corporate Social Responsibility, innebär. Kortfattat kan CSR definieras som det samhällsansvar organisationen har utifrån olika områden. De olika områdena som ingår i en organisations CSR-arbete är miljö, ekonomi, etik och socialt ansvar. Det kan således handla om hur en organisation arbetar för klimatpåverkan, anti-korruption och mänskliga rättigheter.

CV: Curriculum Vitae är ett latinskt uttryck som betyder levnadslopp. När du ska söka jobb behöver du skriva en summering av dina kvalifikationer, tidigare arbetslivserfarenheter och utbildning. Denna summering hjälper rekryteraren att bedöma om du är bäst lämpad för jobbet. Presentera inte privat information här. Ska du skriva CV? Vi hjälper dig!

Datadriven HR: Att arbeta strategiskt blir alltmer centralt inom HR-branschen. Med hjälp av olika datadrivna verktyg kan HR identifiera och analysera personal men också pågående trender. På så sätt kan HR-avdelningen inta en strategisk roll inom organisationen och styra den åt rätt håll med stöd av inkommen data.

Employee Engagement: Medarbetarengagemang eller Employee Engagement är en central faktor för en organisations lönsamhet. Employee Engagement handlar i huvudsak om medarbetarnas intresse och motivation att göra sitt bästa. Exempelvis kan en god företagskultur bana väg för ökat Employee Engagement.

Employee Experience: Ett relativt nytt trendbegrepp som fokuserar på medarbetarens upplevelse av organisationen, från platsannonsen till att medarbetaren lämnar organisationen. Begreppet är starkt besläktat med begreppet kandidatupplevelse. Läs mer om Employee Experience!

Employer Branding: Vissa anser att Employer Branding, eller som det även kallas arbetsgivarvarumärke, är en av de viktigaste verktygen för att attrahera och behålla personal. När en organisation arbetar med Employer Branding handlar det i huvudsak om marknadsföring. Det är vanligt att organisationen granskar hela medarbetarresan för att kunna erbjuda samtliga personer som kommer i kontakt med organisationen ett positivt intryck. Eftersom personalen är en av de viktigaste resurserna för en organisations framgång är det såklart viktigt med ett bra rykte.

ENPS: Den engelska förkortningen ENPS, Employee Net Promoter Score, är en metod som tillämpas för att ta pulsen på medarbetarna. Detta innebär att anställda får besvara frågor som berör hur sannolikt de skulle rekommendera sin arbetsplats till personer externt.

EVP: Employee Value Proposition och Employer Branding är två områden inom en organisation som samspelar med varandra. Employee Value Proposition är de fördelar som en medarbetare kan bli erbjuden när denne exempelvis har presterat extra bra. Om en organisation erbjuder goda förmåner för att visa uppskattning kan således också möjligheten till god Employer Branding öka.

Formell kompetens: Denna typ av kompetenser är förvärvade via all form av offentligt godkänd utbildning såsom yrkeshögskola, gymnasium och universitet.

Fördomsfri rekrytering: Arbetsgivare använder fördomsfri rekrytering för att säkerställa att de anställer den absolut bäst lämpade. Och för att yttre attribut såsom etnicitet, ålder eller kön inte ska stå i vägen för bedömningen angående vilken kandidat som lämpar sig bäst för tjänsten. Istället är det den abetssökandes kompetens och potential är det som rekryteraren fokuserar på. TNG var fört i Sverige att mynta begreppet och anamma metoden på tidigt 2010-tal.

Företagskultur: Varje organisation är inte den andra lik och det är därför man ibland pratar företagskultur eller organisationskultur. Företagskultur är de oskrivna och icke uttalade reglerna inom en organisation som består av olika antaganden och värden. Den rådande kulturen tar sig ofta uttryck genom medarbetarnas beteenden och jargong.

GDPR: För några år sedan var denna förkortning på allas läppar. EU:s dataskyddsförordning General Data Protection Regulation, GDPR, innebär kortfattat hårdare krav på personuppgiftshantering. Förordningen verkar för att skydda och öka säkerheten vid hantering av individens personuppgifter. GDPR höjer även de krav som ställs angående säkerheten på ansvarig ledningsnivå inom organisationerna.

GMA: Under en rekryteringsprocess tillämpar rekryteringaren olika metoder för att få hjälp att finna den rätta kandidaten. Genom att mäta kandidatsens GMA, Genral Mental Ability, menar vissa att kandidatens kommande arbetsprestation kan bli mätt.

HCM: Den engelska förkortning HCM betyder Human Capital Management och är ett systematiskt arbetssätt att leda, rekrytera och utveckla personal inom organisationen. HCM-filosofin anser att personalen är en betydelsefull tillgång för organisationens framgång och värde.

Hemmakontor: Efter rådande pandemi blev många i samhället tvungna att packa ihop sin utrustning och börja arbeta hemifrån. Hemmakontor blev således ett välomtalat begrepp.

HR: Human Resources, HR, blir enkelt översatt på svenska mänskliga resurser, men avser även en organisations humana kapital. Inom den svenska arbetsmarknaden har begreppet HR blivit en alltmer vedertagen förkortning. Organisationer pratar snarare om HR-avdelningar än personalavdelningar. De som arbetar inom HR har den huvudsakliga uppgiften att arbeta främjande för personalen, alltså de mänskliga resurserna.

HRM: Förkortningen står för Human Resources Management och avser den funktion inom en organisation som hanterar samtliga personalfrågor. Dessa personalfrågor kan röra allt från ersättning, rekrytering, personalens motivation, säkerhet och utbildning. Sammanfattningsvis innefattar HRM organisationens hantering av personal.

HRMS: Begreppet avser HRM-system (Human Resource Managment System) även kallat HRIS (Human Resource Information System). För att förenkla arbetet och hanteringen av interna HR-funktioner såsom lönehantering, närvarorapportering och utbildning använder HR-avdelningen olika HRM-system och processer.

HR-tech: Paraplybegreppet Human Resources Technology innefattar teknologi och programvaror som automatiserar, men även underlättar, arbetet för HR-avdelningen inom en organisation. Med hjälp av olika tekniska verktyg får personalen möjlighet att överlåta tidskrävande arbetsuppgifter till digitaliseringen. Detta medför på så sätt mer tid åt de arbetsuppgifter som HR anser mer angelägna.

IAM: IAM, Identity and Access Management, handlar i korthet om vem eller vilka som internt har åtkomst till organisationens olika system och information. Viljan att öka säkerheten internt är en av dem bakomliggande faktorerna till varför IAM är något som majoriteten av alla organisationer arbetar aktivt med.

Informell kompetens: Denna kompetens blir förvärvad vid obetalt arbete vilket exempelvis kan ske genom kurser eller fritidsaktiviteter. Informell kompetens kallas även ibland för reell kompetens.

Interim anställning: Konsulter har ofta en interim anställning där denne arbetar utifrån tillfälligt givna uppdrag.

Kandidatupplevelse: En rekryteringsprocess består av flera olika delar från jobbansökan till intervju och uppföljning. Kandidatens upplevelse och känslor gentemot denna process brukar beskrivas som kandidatupplevelse. Av flera anledningar är kandidatupplevelsen viktig för en organisation eftersom detta kan bidra till organisationens Employer Branding.

Kompetensbaserad rekrytering/ KBR: Denna typ av rekryteringsprocess är en form av fördomsfri rekrytering där personens kompetens står i centrum. Kompetensbaserad rekrytering förkastar upplevd magkänsla och fokuserar istället på hur lämpad den arbetssökande är för det sökta arbetet. Genom att matcha efterfrågad kompetens med den arbetssökandes kvalifikationer, tidigare erfarenheter och utbildning ökar chansen att rätt person hamnar på rätt plats.

KPI: Nycketal använder organisationen för att ska ha möjlighet att nå uppsatta mål, följa olika affärsinsatsers samt utvärdera utfallet av olika projekt. På engelska heter det Key Performance Indicator, KPI. HR-avdelningen använder nyckeltal för att mäta hur väl de uppfyller organisationens uppsatta HR-strategi och mål.

LMS: LMS är en förkortning för Learning Management System och består av olika utbildningsystem och lärplattformar. Med hjälp av LMS kan organisationen arbeta resultatrikt och kvalitativt.

Medarbetarsamtal: Strukturerade och planerade samtal som chef genomför med medarbetaren heter medarbetarsamtal. Vid detta tillfälle finns det möjlighet att stämma av hur den anställde trivs, utvecklas och nått sina individuella mål.

Offboarding: Av olika anledningar kan det hända att personal inom en organisation avslutar sin tjänst då kan du stöta på begreppet Offboarding. Detta innebär att den sista arbetsperioden strukturerat blir avslutad med hjälp av slutsamtal, återlämning av utrustning och kompetensöverföring. Det kan även vara betydelsefullt att belysa att god offboarding kan leda till god Employer Branding.

OKR: Objectives and Key Results är ett engelskt begrepp som i nuläget trendar. OKR är en målstyrningsmetod som organisationer tillämpar för att arbeta med tydlig målsättning. Arbetet blir mätt och styr sedan vad som blir prioriterat. Denna metod har bland annat de välkända innovationsföretagen Facebook och Google applicerat inom sina verksamheter.

Onboarding: Onboarding är den process som nyanställda går igenom och som berör allt från godkännande av anställningsavtalet till introduktion och utbildning.

Performance Management: Performance Management är en metod som organisationen tillämpar i syfte att säkerställa att samtliga anställda arbetar mot samma mål. Genom att organisationen kopplar medarbetarnas individuella mål med de större organisatoriska målen kan detta bli uppnått.

QA: Quality Assurance, innebär precis det ordet avslöjar, att säkra kvaliteten på en produkt innan den blir tillgänglig externt. Inom olika tekniska projekt är det vanligt att genomföra en QA för att uppmärksamma eventuella buggar eller tekniska brister.

Reboarding: Vid en längre frånvaro kan den anställda behöva bli introducerad på nytt inför sina arbetsuppgifter, då kan du stöta på begreppet Reboarding.

RecTech: Slå ihop rekrytering och teknik, då har du RecTech. RecTech är en uppgraderad och digitaliserad version av traditionell rekrytering där bland annat AI och proaktivitet genomsyrar arbetssättet.

Reskill: Inom HR-branschen kan man höra begreppet Reskilling vilket innebär att en medarbetare får möjlighet att utbilda sig för att bli försedd med ny kompetens.

Retention rate: Retention rate kallas även ibland för Costumer Retention Rate. För att räkna ut retention rate delar du antalet anställda som har varit med från början och som fortfarande är kvar inom organisationen med antalet anställda som arbetade inom organisationen från dag ett.

Talent Acquisition: Det kan vara lätt att bland ihop jobb inom Talent Acquisition och rekrytering, men yrkesrollerna är inte av samma slag. På svenska kan Talent Acquisition kallas talangförvärv och innebär ett ständigt sökande efter de bäst lämpade kandidaterna. En Talent Acquisition Specialist arbetar även ofta långsiktigt kopplat till anställningar, tillskillnad från rekryteraren som arbetar mer med det kortsiktiga behovet.

Talent Management: Talent Management innebär strategisk kompetensförsörjning och är en filosofi som bygger på att identifiera, utveckla och behålla viktiga personer inom organisationen. Dessa nyckelpersoner kallar företagen ibland för talanger varav namnet Talent Management.

Time to fill: Detta engelska begrepp avser den tidsperiod mellan att ett rekryteringsbehov blir identifierat till att tjänsten är tillsatt. När tidsperioden startar finns det dock delad mening om. Vissa räknar dagarna från publicerad jobbannons medan andra räknar från godkännandet av arbetsrekvisionen.

Time to interview: Tidsperioden från det identifierade rekryteringsbehovet till genomförandet av den första intervjun är vad Time to interview innebär.

Time to internal feedback: När en rekryteringsprocess pågår presenterar rekryteraren aktuella kandidater för kund eller rekryterande chef. Den tiden det tar från att rekryteraren presenterar kandidat till att denne får återkoppling av kund eller rekryterande chef är vad Time to internal feedback betyder.

Time to hire: Time to hire är den tiden det tar från publicerad jobbannons till avtalad anställning.

Training cost per employee: Ett nyckeltal som företag tillämpar för att räkna ut den totala utbildningskostnaden per arbetstagare. Genom att utbildning och workshop blir delat med antalet anställda kan training cost per employee bli uträknat.

SAM: Den svenska förkortningen för systematiskt arbetsmiljöarbete. SAM är ett kontinuerligt arbete där arbetsmiljön blir utvärderad för att företaget på så sätt ska kunna identifiera möjliga risker.

Scrum: Vid projektarbete kan deltagarna använda metoden Scrum. Metoden innebär att projektteamet delar upp projektet i mindre bitar. Därefter sätter deltagarna en given tidsram när de olika bitarna ska vara klara. För att följa upp och föra projektet vidare håller projekttemet mindre möten.

Soft skills: Mjuka kompetenser, soft skills, är ett begrepp som har blivit alltmer omtalat på senare tid. Exempel på soft skills är hur du arbetar inom team eller kommunicerar internt inom organisationen. Sammanfattningsvis handlar det i stora drag om hur du som person fungerar, genomför arbetsuppgifter och vad som motiverar dig.

Staff turnover: Är ett nyckeltal inom HR-branschen där personalomsättningen kan räknas ut med hjälp av följande formel: Antalet medarbetare som avslutat sin anställning/ antalet anställda.

Succession Planning: Inom en organisation finns det olika identifierade nyckelpersoner, alltså personer som besitter värdefull kompetens. Dessa personer är således betydelsefulla för en organisations framgång. Succession Planning innebär att en organisation identifierar vilka deras nyckelpersoner är för att effektivt kunna ersätta dessa om de skulle lämna organisationen.

Upskill: När dina kollegor pratar om Upskilling handlar det om att förnya kunskapen och kompetens hos anställda.