Kompetensbaserad rekrytering – så funkar det

1. Kompetensanalys

Första steget är att göra en kompetensanalys. Var noga så att du är helt säker på vilka förmågor du letar efter och ska bedöma. Och hur viktar du mellan kunskap, personlighet, begåvning och motivation.

Formulera vad som krävs för att bli framgångsrik i rollen och ta fram en tydlig befattningsbeskrivning. Har det skett förändringar i organisationen så är det viktigt kontrollera om kompetensanalysen behöver en uppdatering. Fråga dig exempelvis vad rollen ska åstadkomma, vilka förutsättningar som råder och vilka värderingar som är viktiga hos er.

2. Kravprofil

Inledningsvis behöver du noggrant definiera vilka kompetenser du efterfrågar i din rekrytering. Redan vid upprättandet av kravprofilen rangordnar du de olika kompetenser som är aktuella. Den rangordningen styr sedan utformandet av en intervjumall, där de standardiserade frågorna bestäms av vetenskapligt prövade metoder och kopplas till de efterfrågade egenskaperna.

När vi på TNG tar fram en kravprofil använder vi frågeställningar som berör de fyra kompetensområdena under kompetenanalysen. Detta för att inte missa något och fokusera på rätt saker. Dessutom viktar vi de olika delarna utifrån vad som är mest väsentligt. Handlar det exempelvis om att personlighet och motivation är det mest avgörande så ska de faktorerna viktas högre.

Den här dialogen har vi alltid tillsammans med vår uppdragsgivare gärna med anställande chef. Det är viktigt att man kommer fram till vad som är skall-krav – det vill säga: obligatoriska krav och vad som är ”nice to have”. Annars är risken att önskelistan blir alltför omfattande och därmed omöjlig att matcha.

3. Inkluderande annonsering och talent attraction

När du utformar annonsen ska du först och främst locka kandidater att söka. Därför behöver du vara både tydlig och säljande.

Ange den efterfrågade kompetensen utifrån kravprofilen och med exempel på varför det är viktigt att man är si eller så, för att lyckas prestera bra hos er. Tänk på vilka signaler du direkt eller indirekt sänder ut och därmed vilka kandidater du lockar till dig eller inte lockar till dig när du eftersöker vissa egenskaper eller tidigare erfarenheter.

Var så tydlig du kan i din beskrivning av vad kompetenserna betyder hos er. Exemplifiera gärna att ”hos oss och i den här rollen innebär det att du är/gör så här för att bli framgångsrik”. Det finns mycket intressant forskning om hur adjektiv och värdeladdade ord faktiskt uppfattas och vilka typer av människor som känner igen sig eller inte. Här begås många onödiga misstag.

Därefter börjar urvalsprocessen:

4. Urval

För att kunna genomföra en objektiv och kompetensbaserad rekryteringsprocess som bedömer de fyra kompetensdelarna bör du ta hjälp av både screening med frågor relaterade till kunskap och erfarenhet, samt eventuellt personlighets- och begåvningstest.

Begåvning är omöjligt att säkerställa med något annat verktyg och för att påbörja din bedömning av sökandes personlighet är test ett väldigt bra hjälpmedel. Låter du alla som söker din tjänst genomföra tester som nästa steg har du ett mer kvalitativt underlag att börja ditt urval i, än om du bara har kandidatens CV och eventuella personliga brev, som båda är väldigt subjektiva dokument.

Därefter kan du också genomföra telefonintervjuer eller använda ett compliant screeningverktyg för att säkerställa grundförutsättningarna och spara din och kandidaternas tid. Vilka kandidater uppfyller skall-kraven? Det är de du vill träffa personligt härnäst.

5. Kompetensbaserad intervju

Kalla de kandidater som uppfyller skall-kraven till en personlig intervju. Utifrån varje utvalt kompetensområde tar du fram frågor för att bedöma hur väl kandidaten matchar kravprofilen. Fördelen med att ställa kompetensbaserade intervjufrågor, till skillnad från mer traditionell frågeteknik, är att frågorna uppmuntrar kandidaten att berätta om tidigare arbetsrelaterade situationer, med konkreta exempel på vad man faktisk gjorde och hur resultatet blev. Något som gör det lättare att förutspå hur personen kommer agera i liknande situationer framöver.

På TNG använder vi oss av frågor som bygger på mångårig forskning. De är beteendestyrda och tar reda på hur kandidaten har agerat i en specifik situation och vad  resultatet blev. Det är för att vi ska veta att det vi frågar kandidaten faktiskt belyser de egenskaper vi är ute efter att bedöma. Se till att du ställer exakt samma frågor till alla kandidater, med följdfrågor, tills du känner att du har ett svar du kan bedöma. Bara då kan du på ett trovärdigt sätt hitta likheter och skillnader mellan kandidaternas kompetens.

6. Referenstagning

Vid referenstagningen gäller sedan precis samma princip som vid intervjuerna: strikt fokus på de väsentliga kompetenser. Använd gärna samma frågeställningar som i intervjumallen för att få fram kandidatens verkliga styrkor och inte gissningar från de tillfrågade, dvs be dem beskriva konkreta händelser, beteenden och resultat av densamma. Lägg tid på att även utforma referensmallen inför varje process, så att den också speglar det du vill ta reda på.

7. Slutlig bedömning

Innan du börjar själva utvärderingen går du tillbaka till din kompetensanalys där du viktade hur varje kompetens ska bedömas, exempelvis efter en skala som kan vara siffror eller en annan skala. Sen bedömer du de utvalda kompetenserna för varje kandidat individuellt. Slutligen kan du rangordna kandidaterna sinsemellan och du har därmed din toppkandidat klar.