Lästid: 5 minuter

Yrkesguide: Det här gör en löneadministratör

allt du behöver veta om att jobba som löneadministratör!

Vad gör en löneadministratör? Vilken erfarenhet krävs för att få jobb och vilken utbildning är bra att ha? Hur mycket lön får en löneadministratör per månad? Är löneadministratör samma sak som lönekonsult och lönespecialist? Och måste du vara bra på service? TNG ger dig svar på frågorna så du kan veta om löneadministratör är ett jobb som du borde söka!

Visa mig alla lediga jobb inom lön och personal!

Vilka arbetsuppgifter har jag som löneadministratör?

Precis som namnet antyder så är det löneadministratörens uppgift att administrera löner. Från att anställda medarbetare lämnar in tidrapport till utskickad lönespecifikation och att lönen betalas ut på rätt datum.

Men i löneadministration ingår oftast väldigt mycket mera än att ta emot tidrapporter. Du gör beräkningar av förmåner, insättning av pension, redovisning av utlägg, bokföring, skriver arbetsgivarintyg och kontrollerar semesterdagar. Eftersom löner normalt är en stor kostnad för ett företag så är du även involverad i andra viktiga avdelningar såsom ekonomi och HR.

Som löneadministratör har du en central roll i företaget och kontakt med många olika avdelningar och funktioner. Det kan vara medarbetare och chefer som ringer dig för att fråga om semesterdagar, vad som gäller vid föräldraledighet, regler för traktamente eller dubbelkolla att de tolkat kollektivavtalet rätt i en diskussion. Du blir då den objektiva parten som för fakta till bordet.

Du ansvarar för att hjälpa arbetsgivaren med rapporter kring sjukfrånvaro, semesterskuld och pensionsavgifter. Regelbundet har du även kontakt med myndigheter såsom Försäkringskassan och Skatteverket, samt skickar lönestatistik till institut såsom Statistiska centralbyrån.

Eller jobb som lönekonsult?

En del företag väljer också att outsourca sin lön. Du kan då arbeta som lönekonsult på en lönebyrå där du ansvarar för att hantera andra företags löner. Här finns också möjligheten att bli lönespecialist inom ett särskilt område, till exempel pension, skatteregler eller avtal och lagar. Som lönespecialist kan du också behöva ha kunskap i projektledning, då du med exempelvis HR-avdelningen leder förändringsarbetet och uppdateringar kring medarbetarnas löner.

Det är inte ovanligt att du som lönespecialist också får åka ut på uppdrag av lönekonsult, då många företag väljer att lägga ut lönefunktionen på utomstående lönebyråer.

Många har bilden av att jobbet som löneadministratör skulle vara enformigt, att det är samma jobb varje månad. Och visst, för många ligger tjusningen i återkommande mönster där ena delen av månaden är lite lugnare och den andra mer intensiv. Men faktum är att många gånger är det din uppgift att lösa problem med felaktiga löneutbetalningar, knasiga tidrapporter eller försvunna kvitton. Likt en detektiv får du gräva fram det du behöver, kanske förklara för andra vad som hänt och hur det går att rätta till. Du blir den som har koll. Det är också en av många anledningar till att många trivs som löneadministratör.

Lön – ett yrkesområde med flera yrkestitlar

Jobbet kan också kallas för lönespecialist, lönekonsult, lönekoordinator, lönehandläggare, löneassistent, löneekonom, ekonomiassistent, personalhandläggare och engelska titlar som payroll specialist.

Vilken erfarenhet och kunskaper behövs?

Eftersom jobbet är en mix av uppgifter inom ekonomi och personaladministration kan du ha en bakgrund från antingen det ena eller andra hållet. Några löneadministratörer kan vara utbildade ekonomer eller ha erfarenhet som ekonomiassistent, och andra har en bakgrund av personaladministration, till exempel som HR-assistent. Har du redan arbetat med lönehantering tidigare är det så klart en fördel.

Saknar du erfarenhet så finns bra YH-utbildningar inom lön och personaladministration på 1-2 år som ger goda chanser till jobb. Ibland även som distansutbildningar online och kvällskurser. Välj en utbildning med praktik om du vill öka dina chanser till jobb ytterligare.

Läs även: Skriv ett CV som ger dig jobb (och ladda ner gratis CV-mall)

För att lyckas i jobbet menar många att det viktigaste är att du är en god administratör. Någon som har koll på dina dokument och system. För här är det verkligen systemkunskaper som gäller! Du behöver vara snabb på att mata in data, kontrollera siffror och erfarenhet av olika tidrapporterings- och lönesystem är alltid meriterande. Många företag som rekryterar löneadministratörer brukar fråga efter hur många löner du har hanterat per månad – något som ger en riktlinje om din hastighet men också systemkunnande och vana.

Något du behöver kunna (eller snabbt lära dig) är att läsa, tolka och ha koll på olika avtal och lagar. Allt från LAS och semesterlagen till kollektivavtal som tillämpas på din arbetsplats. Man brukar lite grovt skilja på kollektivavtal för tjänstemän, arbetare och offentlig sektor, eftersom dessa områden särskiljer sig från varandra.

Vem passar som löneadministratör?

Du som gillar tydliga deadlines kommer att trivas som löneadministratör eftersom löner normalt ska betalas ut samma tidpunkt varje månad. Eftersom lön är lika med pengar så berör det människor. Blir utbetalningen fel är risken stor att någon blir upprörd. Chefen, eftersom lön är en stor utgiftspost, och medarbetaren eftersom en löneutbetalning har stor inverkan på ett fungerande privatliv. Samtidigt kan lön vara känsligt utifrån individuell lönesättning och lönepolicys. Det är därför viktigt att du både är noggrann och har hög integritet, så att du inte röjer känslig information.

Servicemedvetenhet är också viktigt. Kan du få din omgivning att känna sig hörda, sedda och respekterade kommer ditt arbete bli mycket lättare. Du bör vara en person som gillar att besvara frågor – att vara rådgivaren som har koll och delar med sig av sin kunskap.

Eftersom ditt arbete ofta består av problemlösning behöver du tycka om att stundvis gå ner i detaljer och leta reda på kärnan i problem. Generellt behöver du tycka om att ständigt ta till dig ny information. Regler om förmåner, skatter och kollektivavtal ändras regelbundet och du behöver därför ständigt hålla dig uppdaterad med vad som gäller. Det är därför också bra om du tycker det är kul med fortbildning och att gå nya kurser då och då.

Läs även: Därför testar vi dig när du söker jobb

Vilka utvecklingsmöjligheter finns det?

En av fördelarna med en karriär som löneadministratör är att du ständigt kommer få nya möjligheter till utveckling. Vidareutbildning är ett naturligt inslag för att hänga med i regler och avtal som ständigt förändras.

Genom att byta jobb, kanske som lönekonsult, kan du ställas inför helt andra utmaningar gällande system och rutiner. Skillnaderna kan vara stora beroende på vilket kollektivavtal som tillämpas men också utifrån företagsstorlek och om det är privat eller offentlig sektor. Internationella företag erbjuder spännande variation där du kan få tillämpa utländska lagar och skatteregler även från Sverige.
Du kan också välja att specialisera dig, kanske på sikt arbeta på byrå och serva flera olika företag.

Måste jag vara bra på service som löneadministratör?

Ja, faktiskt! Jobbet som löneadministratör är så mycket mer socialt än vad man kan tro som utomstående. Varje dag får du mail och samtal från medarbetare och chefer som behöver din expertis. Du behöver också samarbeta med myndigheter.

Med ett gott bemötande bjuder du in till dialog, så att människor vågar fråga dig om vad som i deras mening är ”småsaker” men för dig kanske helt avgörande saker för att en utbetalning ska bli korrekt. Ifall de chansar, blir ditt jobb mycket svårare.

Var hittar jag jobb inom löneadministratör?

Vi har goda nyheter till dig! Alla arbetsgivare behöver betala ut lön till sina anställda. Därför förekommer arbete med lön i alla slags organisationer. Det är myndigheter, kommuner, landsting, privata företag, ideella organisationer och byråer av olika slag. På ett litet företag kan lön inkluderas i ekonomens eller ekonomiassistentens arbete, men på de flesta arbetsplatser behövs det en eller flera renodlade lönespecialister, eller inhyrd lönekonsult.

Löneadministratör, lönekonsult och lönespecialist är tre typiska tjänster som vi på TNG tillsätter regelbundet till våra kundföretag. Är du intresserad av ett jobb som löneadministratör eller liknande jobb inom lön? Skicka oss din spontanansökan eller sök ett av våra lediga hr-jobb fördomsfritt utan personligt brev idag!