Lästid: 5 minuter

Datadriven rekrytering

Från data till insikt

Datadriven rekrytering kallas den trend som blir allt viktigare att känna till. Till skillnad från att tidigare bara samlat data börjar man nu få insikter om den. Datan hjälper oss med allt från att ta bättre anställningsbeslut till att ge extraordinära kandidatupplevelser. Och visst finns det många utmaningar på vägen – men mycket att vinna för de arbetsgivare som lyckas. 

Trenden ingår i en artikelserie med rekryteringstrender från TNG:s fördomsfria trendspaning 2021.

Datadriven, eller intelligent rekrytering som det också kallas, handlar om att samla fakta och statistik för att kunna ta bättre, mer insiktsfulla och förhoppningsvis objektivare rekryteringsbeslut. Det leder i sin tur till mer rättvisa, fördomsfria och hållbara rekryteringar. 

Men här har HR inte lyckats. Utmaningen har legat i att över 90 % av HR-specialister tidigare upplevt att de inte vet hur data ska användas i verksamheten. Men det är här vi nu ser ett trendbrott.  

Företag börjar använda data på rätt sätt 

Nu ser vi att företag börjat gå från datainsamling till insiktsanalys, där man sätter upp konkreta och mätbara förbättringsaktiviteter. Data används för att förbättra verksamheten och skapar därför ett tydligt värde. HR- och Talent Acquisition-avdelningar sätter upp mål för att ta bättre och mer effektiva beslut, och skapa mer fördomsfria och datadrivna rekryteringar. Dessutom förbättras kandidatgenereringen och framför allt bemötandet av kandidaten. Att använda rätt verktyg för att kunna hantera all data på bästa sätt, skapar lärdomar för att bli bättre och även förbättra verksamheten. 

Med ökad användning av data, börjar företag också vilja använda CV- och intervjudata, testresultat och referenscitat som en del av en datadriven rekrytering. Allt för att objektivt kunna poängsätta och rättvist jämföra jobbsökare. 

Magkänsla blir mindre viktig 

Magkänslan blir med andra ord inte lika viktig som data i beslutsprocessen. Det är en tydlig beteendeförändring. 

TNG:s senaste undersökning om fördomsfri rekrytering 2020/21 bekräftar detta. Här uppgav bara 39 % av HR-specialisterna att de tycker magkänsla är viktig eller mycket viktig när de ska fatta ett anställningsbeslut. Det är siffror som sjunkit vilket är positivt. Dock ligger cheferna efter. Här är det hela 75 % som tycker att magkänslan är viktig, då de upplever att de saknar data och insikter att ta beslut ifrån. 

Och det stämmer. Enligt Linkedin har 2 av 3 rekryterare fortfarande inte de verktyg som behövs för att förstå kandidater. Verktyg som hjälper till att objektivt kunna jämföra kvantifierade urval och strukturera upp intervjudata. Den data som cheferna just efterfrågar. 

Och att få fram rätt beslutsdata är viktigt. Forskning visar nu på att om vi inte använder en strukturerad datametod vid bedömning faller validiteten i våra rekryteringsbeslut med hela 50 %. Då kan vi lika gärna singla slant mellan två kandidater. 

Men vilka lyckas då med sin datainsamling, analys och implementering av förbättringar?

Så går datadriven rekrytering till i praktiken 

Bäst inom området är oftast HR-avdelningar på snabbväxande företag, så kallade hyper growth företag. De är vana att styra sin verksamhet helt på data och måste snabbt hitta fungerande lösningar för att lyckas med sin tillväxtresa. Klassiska KPI:er som time to hire (den totala tiden från att en platsannons publicerats till att en kandidat anställs) och retention (företagets förmåga att behålla en anställd) används givetvis. Men många väljer att utmana sig själva och letar efter svagheter i verksamheter och låter rätt data få komma med lösningen. 

Zalando tidiga med datadrivna insikter 

Ett företag som lyckats med datadriven rekrytering är e-handelsplattformen Zalando. De befann sig i en tillväxtfas och behövde snabbt förbättra effektiviteten. En av deras utmaningar var att de insåg att de valde bort 90 % av kandidaterna tidigt i rekryteringsprocessen, många med rätt kompetens. Ingen visste dock varför. 

Efter en del analysarbete och testning av arbetsbeskrivningarna insåg Zalando att platsannonserna var felskrivna. De lockade inte heller rätt kandidater. Annonserna kortades ner och tonaliteten ändrades. Resultaten var tydliga. Konverteringsgraden och antal ansökningar ökade från 17 % till 25 %, samtidigt som avslagen sjönk på kvalificerade kandidater. 

Data användes också för att öka effektiviteten vid intervjubokning. Att boka en platsintervju tog 22 minuter, och hela 45 minuter att boka om dem. Dessutom visade det sig att 60 % av alla intervjuer bokades om. Siffrorna analyserades och Zalando beslöt sig för att automatisera bokningsprocessen. De implementerade ett automatiserat bokningssystem likt You can book me och Calendly, där kandidaterna själva fick boka in sin intervju direkt i rekryterarens kalender. Tiden det tog? 44 sekunder. 

Som en bonus minskade också avhopp, ghosting och ombokningar då kandidater bokat mötet själva. Långsiktigt kortades även Time to hire ner, och företagets mätbara kandidatnöjdhet ökade. 

Målet: få en helhetsbild av kandidatresan

En annan trend är att allt fler företag väljer att optimera kandidatresan eftersom den inte längre är linjär. Idag sker den ofta i ett slags zig zag-mönster där kandidaten, i snitt, kommer i kontakt med rekryterande företag 91 gånger. Allt ifrån att den tar del av sociala medier till att läsa blogg eller nyhetsutskick. Men också när den kommer i kontakt med anställda i organisationen, kanske via LinkedIn eller under en mejlkonversation med kundservice. Vägarna är många. 

För att få en unik insyn i kandidaternas agerande och behov, och därmed också kunna förbättra attraktion och kandidatinflöde börjar allt fler organisationer investera i Customer Data Platforms (CDP) som aggregerar stora mängder data. 

Några av dessa plattformar är Funnel.io och ADP. Här samlas första-, andra- och tredjehandsdata från bland annat Google Analytics, rekryteringssystem och employer branding-teamets sponsrade annonser på Facebook. Men också e-post, sms, platsannonskanaler och kandidaternas CNPS-värden. Målet är att få en helhetsbild av kandidatresan, vilket ger insikter för teamet att agera på direkt.  

Nya HR-roller skapas till följd av insiktsarbetet 

Med allt aktivare insiktsarbete börjar också nya HR-roller utvecklas. En av dessa är HR Data Detective eller datadetektiv på svenska. Hens roll är främst att analysera och pedagogiskt presentera insikter från personal- och rekryteringsdata så att organisationen kan förbättra sin affär och resultat på lång sikt.  

Numera anställs också fördomsfria algoritmexperter, vars uppgift är att granska algoritmer så att de är så etiska och fördomsfria som möjligt. Detta för att försäkra sig om att verksamhetens insikter och aktiviteter baseras på rätt data. 

Att datagenererade aktiviteter ökar tror trendanalytiker kommer öppna upp för mer transparens. Inom kort kommer vi se företag som arbetar med att kvantifiera kompetensdata som intervjuresultat och CV-scoring direkt till jobbsökare. Kandidaten kan då transparent öppna upp data för att se sin poäng och ranking i en pågående rekrytering. Datadrivet möter gamification helt enkelt. 

Datadrivet bara i sin linda

Vi kommer också se att kandidaterna börjar äga sin egna data. Det kommer underlätta för dem att söka jobb eftersom genomförda test och resultat kan användas i andra jobb de söker. Ökad användning av predikativ AI-data kommer också kunna förutspå om kandidater tackar ja till en roll baserat på deras beteendedata, samt hur produktiva de kommer vara på arbetsplatsen. Allt innan vi pratat eller träffat dem. 

Det är en intressant utveckling vi har framför oss.